11 Things to Consider in Choosing a Venue for Team building

“Ber months na naman, 48 days na lang ang natitira bago sumapit ang kapaskuhan. Disyembre ang perfect month para gawin ang company team building, outing, family reunion, wedding at lalo’t higit ang Christmas party na alam naman nating inaabangan ng karamihan.”

Madalas ginagawa ang team building sa isang lugar na “bago” sa paningin at syempre kung saaan relaxing at comfortable ang feeling. Mostly sa isang private resort na may beach or swimming pools ang bet ng karamihan. May iba naman na gusto ay iyong simple lang na basta’t may function hall at bedrooms ay okay na. Iyong iba naman depende sa budget ang pagpili. Pero ano nga ba talaga ang mga ilang dapat na i-consider in choosing a venue for team building?

I wrote this blog for those people na nangangailangan ng gabay sa pagpili ng venue ngayong darating na December (or kahit sa anong buwan man yan). Mga besh kung pressured ka na sa kakahanap, heto basahin mo ang inihanda kong artikulo. Of course, to start with, I conducted a simple survey to know the perspective of the people who are mostly part of a team building. Sino pa ba? Eh di ang mga empleyado ng pribado, gobyerno at other organizations. Mas mainam na marinig ang boses nila para naman mas makatotohanan ang istorya natin dito.
The survey respondents’ profile

Fig. 1 The Respondents’ Profile

Ayon sa survey, may ilang katangian ang dapat tingnan sa pagpili ng isang venue. Number one sa listahan ang spacious! Oo, spacious in a sense na dapat malawak ang lugar for both indoor and outdoor activities. Minabuti ko na ring pumili ng isang venue to apply the following criteria and to see if this resort is suitable to become a venue for a team building (Kayo na ang manghusga).

Last October 31-Nov.1 2017, habang halos lahat ng tao ay nasa sementeryo, isang paboritong lugar ang aming muling binisita. Ang resort na ito ay kilala bilang “Home of unique thrills and excitement” because of the extreme activities they offer ngunit bukod dito, alam niyo ba na bago pa man makilala ang resort for their EXTREMES ay malimit na itong gawing venue for team building and other special occasions?

Kung hindi mo pa nakikita ang loob ng resort, halika at ating tingnan ang ibang mukha ng paborito kong resort at suriin kung pasok ba sila sa CRITERIA na nabanggit ng aking mga kaibigan.

1. The venue should be spacious and can accommodate participants.

Ang isang venue ay dapat malawak at kayang i-accommodate ang lahat ng guest/participants. Ibig sabihin lamang nito, hindi dapat parang sardinas (iyong tipong nagsisiksikan) ang mga guest/participants sa function hall o sa mga rooms na kanilang tutulugan.

Kung teambuilding ang gagawin, mahalaga na malawak ang lugar para sa mga outdoor activities. Spacious din dapat para malayang makagalaw ang mga tao.

Side note: Sa resort na aking pinuntahan, kaya nitong mag-accommodate ng 200 guests for company teambuilding or outing. Mayroon silang malawak na area for outdoor activities at may mga silid tulugan na may modernong disensyo. May function hall din para sa mga indoor activities.

2. The venue should have complete amenities/facilities.

Ayon sa mga respondent, ang venue ay nararapat na may:

a. Swimming pools– Ang venue ay dapat may swimming pools or something na makakapaligo ka. Recommended lalo kapag natural hot spring. Kasi share ko lang na napakaraming benepisyo ang paglublob sa hot spring? Una, nakakatulong ito sa pag-ayos ng sirkulasyon ng dugo ng katawan. Pangalawa, nakakapag-alis ito ng stress at nakakatulong na makatulog ka ng maayos. Pangatlo, tumutulong itong pagalingin ang masasakit mong kalamnan. Panghuli, nakakatulong ito na pagalingin ang ilang mga sakit sa balat. Kung isa kang empleyado na sobrang stress na sa trabaho, mainam na mag-dip muna sa hotspring.

Ang swimming pools ay napabilang sa checklist dahil sa dalawang dahilan; for relaxation and area for water activities.

Fig. 2 Swimming pools inside the resort

b. Sports facilities– Kabilang na dito ang basketball court, billiard table at punching bag, area for wall climbing and rappelling at obstacle course.

Side note: Noong August 2015, ako ang unang sumubok ng wall climbing at rappelling dito. Same month din nang magdaos kami ng team building kasama ang churchmates ko. Kaya recommended ang sports facilities nila for your team-building.

c. Function halls– Ang function  halls ay dapat equipped with speakers, microphone, LED projector at white board.

Side note: Maayos ang function hall ng resort, this is based on my personal experience dahil dito namin ginawa ang isang Public Consultation noong 2015.
Fig. 4 The function hall and its equipment
Side note:  Una kong minahal sa resort na ito taong 2015 ay ang napakagandang quality ng kanilang sound system. May pa-EDM (Electronic dance music) din sa buong resort na pampa-good mood.

Mahalaga na maganda ang quality ng sound system para mas audible ang voice ng resource persons. (Ehem ehem, sound check!)

Kitchen/restaurant-Dapat may rooms na maaari kang magluto, mayroon din dapat na restaurant or mini-bar para hindi na hassle ang food preparation for events.

Or see if they offer catering services.
Side note: May kamahalan ang presyo ng mga pagkain dito. The resort offers catering services FYI.
Fig. 5 Restaurant and mini bar

e. Spa services – Dapat may Spa services ang resort na puwede mong ma-avail after a tiring day.

f. Wi-Fi services – Of course, hindi dapat mawala sa listahan ang wifi services. Sa panahon ngayon, isang mahalagang pangangailangan ng mga tao ang Internet. Kaya check mo rin ang area kung may internet.

Side note: May free wifi sa resort na ito na puwede mong ma-access for personal use or work-related purposes. Sabi nga sa isang recent review on their page posted on Nov.1, “Thank you din sa wifi na kahit san mang sulok, ‘di kami iniwan.”

Fig.6 Review on WiFi services
h. Areas for spiritual, social, physical, emotional and mental activities– Kung holistic approach ang teambuilding, kailangan din ng iba’t ibang areas for different moods. Depende sa tema ng teambuilding, it is better kung versatile ang venue.
Side note: Gaya ng nabanggit ko, may function hall sila na puwedeng gamitin indoor activities at may camp site din sila na exclusive at malayo sa ingay ng mga tao.
Fig. 7 Campsite in the area
i. Rooms– Maraming rooms. Nakakarelax din dapat. Rooms na masarap tulugan! Iyong air conditioned at saka malambot ang kama. Kumpleto sa bedding! Mabango at hindi nakaka-stiff neck ang unan.
Side note: Marami kang options sa resort na ito, may family rooms (good for 10 pax), may private villa (good for 24 pax sleeping capacity) at silid tulugan na good for 2-4 pax. They also have villas located a few kilometer away from the resort (in case na beyond 200 guests ang mag-book).
Fig.8 Family Room (Screenshots from resort’s website)

Fig.9 Private Villa inside the resort

3. The venue should be accessible.
“Yung kaya puntahan ng lahat. Mas maganda kung malapit at di nakakapagod. Para makapagrelax after stressful work.”(Respondent 8, Civil Engineer)
Importante na malapit lang ang venue para madaling puntahan.
Side note: Ang resort na ito ay dalawang oras lamang ang layo sa Maynila. Madali lang din itong puntahan gamit ang private vehicle or kahit commute ka pa.
Fig.10 Location map of the resort
4. The venue should be affordable.
Mahalagang aspeto ng venue ang presyo nito. Para sa mga ilang government employees na kasama sa aking survey, hindi sila puwede sa mga 5 to 4 star hotel because of austerity measure. Hindi rin puwede iyong sobrang mahal ng venue according sa mga private employees.
Side note: When it comes to price, budget-friendly naman ang resort na ito, at may mga packages din sila at promos from time to time.

5. The venue should have a good ambiance, close to nature and it should be relaxing.

“As for the venue, it should be refreshing as the environment greatly affects everyone” (Respondent 9, Jr. Business Analyst)
Fig.11 Me and my family as we relax inside the resort
Fig.12 Fun activities in the swimming pool

Mahalaga na maganda ang kapaligiran. Hindi nakakadismaya sa paningin para hindi na makadagdag pa sa stress mo.

Side note: Ilang beses ko nang binalik-balikan ang resort na ito dahil sa ganda ng kanyang kapaligiran lalo na kapag nakikita ko ang lawa dahil napaka-relaxing sa pakiramdam.
Fig.13 Tadlac Lake different view

6. The venue should be safe and secure.

Importante na may SECURITY GUARDS sa entrada pa lamang ng isang venue. Dapat rumoronda rin sila sa loob ng venue. Mahalaga rin na may mga installed Closed Circuit TV (CCTV) cameras sa buong area. May fire extinguisher at fire exits din dapat ang venue. Buhay at ari-arian ang nakataya dito. Kailangan safe ang lugar para safe din ang iyong buhay! Mapayapa rin dapat ang pipiliing lugar dahil baka nga maganda eh marami namang terorista!
Kung public ang venue, dapat lagi kang nakamasid sa mga valuables mo. Kung private naman ang venue, it is advisable na dapat iniingatan mo pa rin ang mga kagamitan.
Alalahanin na dapat may fire safety inspection certificate ang venue, may TRAINED safety Personnel. Dapat may CLINIC station din and lifesaving equipment. Dapat nagkalat din ang mga safety signs sa loob ng isang venue.
Side note:May ilang negative reviews akong nabasa sa page tungkol sa safety and security ng resort last June 2, 2017 but the good thing sa management is they are doing the best for their place to be more secured and safe. At base sa nabasa ko recently, madami nang nabago. I felt safe din while inside the resort last Oct.31-Nov.1, 2017. Ayon sa isang review, “safety is a priority in the vicinity kudos to that”
Fig.14 Review found in their Facebook page regarding security

The resort provides free locker for guest for additional security.

Fig.15 Free lockers for securing valuables
7. The venue should be clean.
Sino nga ba naman ay may gusto na madumi ang venue? Lahat naman tayo ay nagnanais na malinis ang venue ng teambuilding or outing.
Kapag sinabi mong malinis, iba’t iba ang saklaw nito. Una, malinis ang kapaligiran, walang mga nagkalat na basura, naglabasang langaw, ipis at daga. Kaya importante dito na may mga trash cans sa paligid. Trash cans na may cover at hindi nangangamoy.
Fig.16 Trash bins provided all over the place

Pangalawa, malinis ang mga bedsheets at pillow cases or towels sa silid tulugan.

Fig.17 Rest Area 1 Room with clean bedding
Fig.18 Complimentary soap and shampoo plus clean towels

 

Pangatlo, malinis din ang mga comfort rooms. Maganda at malinis ang CR.
Fig.19 Clean comfort rooms
Mahalaga rin na malinis ang kitchen ng isang restaurant ng isang venue. Hairnet zones din dapat sa loob ng kitchen nila. Malinis at ligtas din dapat ang mga pagkain at may SANITARY PERMIT.
8. The venue should offer extraordinary activities.
Madalas na hanapin sa isang venue kung may mga extraordinary activities. Ayon sa isang respondent, gusto niya na may mga activity sa venue na hindi magagawa sa office lang.
Pumili ka ng isang venue na more than the usual ang mga offered activities for outdoor and indoor. Tingnan mo rin pala kung may readily available facilitator sila na kayang i-cater ang needs ng  iyong grupo kung sakali.
Side note: Ang resort na ito ay kilala sa mga extraordinary activities na pwedeng ma-adapt for team-building.
Fig.20 Exciting water activities
Fig.21 My brother and nephew playing basketball in the pool

9. The food that will be served should be delicious.

Isa sa mahalagang aspeto ng teambuilding ay ang foods! “Food must be great” according sa isang respondent. Mahalaga na masarap ang pagkain dahil pagkatapos nga naman ng whole day activities, pagkain ang muling makakapag-energized sa mga participants.
Side note: I tried their food during my site visit and I can say that the food is really delicious!
Fig.22 Food tasting during the inspection of area

10. It should have enough water supply and Genset in case of brownout. 

The venue should have enough water supply at Genset for back up in case of brownout. After a tiring day, tubig is life lalo na kapag maliligo ka na! Kuryente is life din of course kasi once na walang back up, may ilang activities na hindi na ma-icoconduct so baka masira ang ilang goal ng teambuilding. Siguraduhing may genset at enough water supply ang venue na iyong pipiliin.

11. The venue should have accommodating or friendly personnel. 

Last but not the least, a good venue should have accommodating or friendly personnel. Sabi ko nga sa dati kong blog, “Mahalaga rin sa isang resort ang attitude ng mga staff nito. Kung accommodating ang mga staff sa isang resort, isa na itong plus factor!” Ang mga venue na may good customer service ay garantisadong babalik-balikan. Isang review muli ang nagsasabing accommodating ang mga staff sa resort na ito.

Fig.23 A review from previous guest regarding their team building
All in all, yan ang labing isang criteria na pwede mong gawing gabay sa susunod na pipili ka ng venue for team building. Masasabi kong applicable rin ang checklist na ito sa iba pang events katulad ng Christmas party, Family Outing, Reunion at iba’t iba pa.
This blog was originally posted on http://biyahenisanty03.blogspot.com/

Hi I’m Joan a.k.a Santy 03

I love my country and promoting various places in the Philippines helps the Ecotourism sector as this is our greatest weapon to generate income.
Follow my blogs and wait for my exciting adventures. It’s more fun in the Philippines!
Do you want your place to be featured? Sponsor my travel and let your place be visited! Send your message to [email protected]

About santy03

Santy: Agriculturist by profession but now a full time scholar student; sometimes loner, adventure lover, frustrated photographer and writer but continuously seeking her passion in writing. Writing helps her to express emotions. She loves to travel and explore new things in different places. She loves nature and everything under the sun. She loves to be connected in the indigenous people and reach the marginalized countrymen. Follow my blogs and wait for my exciting adventures. It's more fun in the Philippines! follow me on twitter #isanggatang03 or my Facebook page: https://www.facebook.com/biyahenisanty03 You can also visit my blogs at: duantheexplorer.blogspot.com biyahenisanty03.blogspot.com
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!